シェアオフィスの鍵はスマートロックで簡単管理!おすすめ5選もご紹介

カーシェアやルームシェアなど、最近ではさまざまなものを共同で利用する「シェアリングサービス」が注目を集めています。シェアオフィスもそのなかのひとつで、会社や事務所などのオフィススペースを他の企業と合同で利用するもの。

今回は、このシェアオフィスにスマートロックを導入するメリットや、シェアオフィスにオススメのスマートロック製品を5つご紹介していきます。

シェアオフィスとは

そもそも「シェアオフィス」とは、自社だけではなく、いくつかの企業や事業者が集まり、オフィススペースを何社かで共同利用するという新しいビジネスオフィス形態です。

東京都内のベンチャー企業やスタートアップ企業をはじめ、海外では多くの中小ビジネスに採用されているオフィススタイルの一つで、複数人で共同利用が可能なため、一棟まるごとの賃貸契約よりもコストパフォーマンスに優れています。

また、コミュニケーションの場としての役割も担っており、お互いのビジネスから新たなビジネスチャンスを発見できるなどのメリットも多く、近年日本においても注目を集めています。

シェアオフィスへスマートロックを導入するメリット

こうしたシェアオフィスに関して、スマートロックを導入するメリットにはどのような点が挙げらるのでしょうか。

鍵の管理の簡略化

物理的な鍵の大きな弊害としては、共有や管理の方法が煩雑化してしまうところにあります。

台帳管理や入退室の履歴保存などもアナログな手法に頼りがちなため、しばし置き忘れや閉め忘れなどのヒューマンエラーのリスクにさらされてしまいます。

スマートロックを導入することで、スマートフォンなどのデジタルデバイスからいつでもどこでも解施錠が行えるようになるため、鍵の管理や共同利用の面においては大きなメリットと言えるでしょう。

入退室の履歴を把握できる

デジタルデバイスからオフィスの解施錠状況をリアルタイムで確認できるほか、ほとんどの法人向けサービスには入退室履歴の自動保存機能がついているため、勤怠管理や生産性向上の効果も期待できます。

セキュリティ強化につながる

利用者全員分の物理キーを用意するとなると、紛失や盗難のリスクが上がってしまうため、セキュリティ上の観点からもふさわしくありません。

それに対してスマートロックは、物理的な鍵が必要ないことに加え、製品によってはオートロック機能や時限式のワンタイムパスワードを発行できる機能などさまざまあるため、オフィス全体のセキュリティ強化にも役立てることができます。

利用者の利便性向上

スマートフォンひとつで解施錠のできる環境を整えることで、管理ミスによってオフィスの中に入れないといったトラブルを防ぐことができます。

シェアオフィス向けスマートロックの選び方

一口にスマートロックとは言っても、取り付け方法から機能性まで、現在ではさまざまな種類の商品が販売されるようになりました。

ここからは、シェアオフィスに最適なスマートロックの選び方のポイントを、合わせて3つほどご紹介していきます。

設置方式

まず1つ目は、物件契約が賃貸の場合であれば、穴あけ工事が必要な据え置きタイプではなく、粘着テープや強力磁石を用いて設置する工事不要の製品を選びましょう。

工事が必要なものは物件のオーナー許可が下りない場合が多く、対応するドアの種類も少ないことから、不要になった場合の再設置が難しいため避けておくのが無難です。

入退出管理機能はついているか

そして2つ目に、デジタルデバイスを利用したオンライン経由での解施錠機能に加えて、入退室の管理機能が付属しているスマートロックがベターです。

従業員の勤務時間が可視化されるため、勤怠管理における利便性の向上や、スタッフの長時間労働の抑止など、さまざまな面において付加価値を発揮してくれます。

オートロック機能はついているか

ポイントの3つ目は、オートロック機能の有無になります。

鍵の閉め忘れなどのヒューマンエラーを防ぐのと同時に、無関係者の侵入防止などのセキュリティ強化が期待できるでしょう。

シェアオフィスにおすすめのスマートロック5選

実際にシェアオフィスに導入するスマートロックのおすすめ製品をご紹介していきます。

①Akerun

デジタルデバイスとICカードのどちらからでも解施錠ができるほか、有効期限の決まっているショートタイムパスワードの発行が可能なモデルのため、例えば、アルバイトやパートさんなどの急な利用者の調整などにも柔軟に対応できる点が特徴です。

②KEYVOX

民泊物件やシェアオフィスなどの事業者向けサービス「KEYVOX Pro(=月額1500円から)」と、自社オフィスの管理などに最適な「KEYVOX Lite(月額500円から)」の2種類のサービスから展開されており、初期費用も安価かつ工事不要のためオススメです。

③RemoteLock

設置工事が必要となるサービスですが、世界各国で80万人以上もの登録者を誇る大手宿泊予約サイト「Airbnb(エアビーアンドビー)」との連携機能が搭載されているため、集客などのマーケティングツールとしても活用できる万能型のスマートロックです。

④LINKEY

物件オーナーや管理会社向けの物件管理に特化したスマートロックで、鍵交換をしなくても物件全戸にオートロックを導入することができるほか、防犯カメラやIPカメラとの連携機能などのセキュリティ強化に定評のあるスマートロックサービスです。

⑤NinjaLock

本体と専用アプリともに、シンプルで使いやすいデザインとなっており、鍵の開け閉めの履歴なども専用アプリから一括で確認できるため、機械が苦手な方でも戸惑うことなくご利用いただけます。シェアオフィスのように複数の企業で様々な人が使う場合に、共通して使いやすいサービスとして魅力となるでしょう。

まとめ

物件コストも低く抑えられる便利なシェアオフィスですが、物理キーや扉の施錠管理には意外とストレスを感じてしまいますよね。

特に、顧客情報や機密情報を取り扱う場合であれば、セキュリティの面においてもしっかりと対策をする必要があります。

シェアオフィスの管理に悩んでいる場合は、今回ご紹介したようなスマートロック製品を参考にしてみてはいかがでしょうか。