オフィスにも宅配ボックスが活躍する!選び方とメリット・デメリット

対面で直接やり取りしなくても荷物の受け取りが可能な宅配ボックス。再配達の手間がかからないことや、新型コロナウイルスの影響もあって、需要が高まっています。

一般のご家庭でも注目されていますが、オフィスにおいても注目されているのをご存じでしょうか。宅配ボックスは配達の荷物だけではなく、社内での書類の受け渡しや、備品貸し出しなども効率化してくれます。オフィスが抱える課題解決にも活用できるので、より注目されているようですね。今回はオフィスにおける宅配ボックスの選び方や、メリット・デメリットについて解説していきます。ぜひ目を通してみてください。

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オフィスへの宅配ボックス設置に関する実証実験

宅配ボックスサービスを提供する株式会社ナスタは、2018年に一般家庭を対象とした宅配ボックスの実証実験を行いました。

創業88年の歴史を持つナスタは、これまでにもamazonや日本郵便株式会社などと協業しています。大型メール便対応ポストの業界標準モデル化や、戸建て向けの宅配ボックス標準品採用化といった実績があります。こうした実績から、宅配ボックスのリーディングカンパニーとして支持を集めています。

ナスタは2018年9月に、実証実験として福岡市在住の1,000世帯を対象に宅配ボックス「スマポ」を提供。この実験では宅配ストレスの影響と効果を検証し、ストレス解消と再配達の削減が目的とされていました。さらにナスタは2018年11月~2019年1月末までの間、宅配ボックスのオフィス受け取りを推奨する運用実験も行いました。こちらはいわば実験の第二弾で、株式会社サイバーエージェント、クックパッド株式会社、大和リビングマネジメント株式会社の三社と協業しています。

それぞれのオフィスに宅配ボックスを設置し、会社側が社員の私物受け取りを推奨するように取り組まれました。この実証実験の結果、再配達の手間の激減、荷物の受け取りによるストレスの軽減、直接着荷通知で渡しそびれの防止など、さまざまな良い結果がもたらされました。自宅だけではなく、職場でも新たな荷物の受け取り方法を提供することで、ストレス軽減や宅配クライシスの解決につながっていくでしょう。

 

オフィスに宅配ボックスを設置するメリット

宅配ボックスをオフィスに導入するメリットには、どのようなものが挙げられるのでしょうか。一つずつ確認していきましょう。

貸出業務の無人化を実現

宅配ボックスの仕組みを活用すれば、荷物の受け取りだけではなく、ノートパソコンやWi-Fiなど備品貸出・返却の無人化が実現できます。さらに個人情報などが記載された、重要書類の無人受け渡しも行えるようになるでしょう。社員は一人ずつ固有のIDを利用することになるので、履歴の管理も簡単かつスマートに行えます。

インターネットと接続すれば、いつだれが利用したのか状況を確認できるので、トラブルが起きた際にもすぐに把握できます。社内ネットワークと接続すれば、社員証との連携も可能になります。タッチするだけで簡単に操作できるので業務が効率化され、働き方改革にもつながるでしょう。

一回で確実に荷物が届けられる

オフィスや働き方が多様化する現代において、書類や荷物の受け渡しは重要課題となっています。シフト勤務、時差通勤、在宅勤務など、社内での手渡しが困難なケースも増えているでしょう。

そんな場合も宅配ボックスを活用すれば、安全かつ確実な荷物の受け渡しが可能となります。社員には直接着荷通知が届けられるので、第三者による受取人への荷物の渡しそびれを防止できます。一回で荷物が届けられるので、再配達の手間もありません。物流側への問い合わせや、トラブル防止にもつながるでしょう。

従業員の福利厚生の一環になる

勤務形態の多様化により、職場でプライベートな荷物を受け取りたいという社員のニーズも高まっています。ある調査によると、30~40代の人ほど職場での荷物の受け取りを期待すると回答されています。日中に荷物を受け取れない従業員への福利厚生の一環として、オフィスへの宅配ボックス導入が検討されている企業も存在します。しかし荷物の中身を職場に知られたくないという人も、少なくありません。

宅配ボックスなら他人を介さずに荷物が受け取れるので、社員の満足度アップにつながります。オフィスを従業員が受取場所として指定できるだけでなく、土・日・祝や夏季休暇、年末年始など長期休業時に従業員が不在の時も荷物を受け取れます。荷物の受け取りによって生じていたストレスが軽減でき、職場環境の改善にも貢献できるでしょう。

オフィスに宅配ボックスを設置するデメリット

便利な宅配ボックスですが、以下のようなデメリットも発生するかもしれません。

荷物をエントランスから運ぶのが大変

基本的に手渡しなら、部署やオフィスの部屋まで荷物を届けてもらえます。しかし宅配ボックスに届けられる場合、従業員が部屋まで運ばなければなりません。届く荷物によっては持ち運びが大変な荷物もありますよね。その場合はあらかじめ宅配ボックスに届けてもらうか、部屋まで届けてもらうか使い分けるといいでしょう。

無断で宅配ボックスに入れられるケースもある

受け渡し方法を指定していたのに、宅配業者の勘違いなどから宅配ボックスに入れられてしまうケースも想定されます。急いで受け取りたい荷物の場合、なかなか届かないのは不安になりますよね。配達が遅いなと思った場合には、パソコンやスマホなどをチェックして、着荷通知が届いていないかを確認しましょう。

オフィスへの宅配ボックスの選び方

昨今ではさまざまなタイプの宅配ボックスが登場しています。オフィスに宅配ボックスを導入する場合、どのようなタイプを選べばいいのでしょうか。オフィスや公共施設における、荷物の受け渡しをスムーズに行えるタイプを選びましょう。

たとえば株式会社フルタイムシステムは、オフィス・公共・商業施設向けに「フルタイムロッカー」という製品・サービスを提供しています。オフィス、テナントビル、商業施設、駅、病院などあらゆる場所で荷物の受け取りを無人化してくれます。ラインナップの一例には以下のような物が用意されているので、オフィスに適したタイプを選ぶといいでしょう。

ネットワーク管理シリーズ

遠隔での集中管理を始め、さまざまなサービスとの連携可能な多機能宅配ボックスです。宅配ボックス1台1台が、「FTSコントロールセンター」とインターネットで接続されており、24時間365日体制で使用状況を管理。長時間放置されている荷物の取り出しを促す通知や、遠隔で扉を解錠するなど、安全・安心の運営がサポートされています。24時間無人でのサイクルシェアリング、共有備品や施設の貸出といったサービス提供も可能です。

スタンドアローンシリーズ

こちらのタイプは、暗証番号やICカードによる荷物の受取機能がメインです。荷物の発送依頼にも対応していますが、管理は施設管理者での自主管理となっています。管理者用の管理メニューには、入出庫記録、利用登録、取消記録などが搭載。万が一の時には強制的にボックスの扉を開けることも可能です。操作方法は簡単で、液晶パネルのガイダンスに沿って操作するだけなので、初めての方でも安心して使用できるでしょう。共通の基本機能としては、以下のような機能が搭載されています

・タッチパネル操作

・荷物の預入・取出

・集荷発送

・受取証明

・操作キー登録・抹消などの各種設定

・操作履歴の記録・確認・バックアップなど

まとめ

人口減少が進み、労働力の減少も課題とされる日本において、宅配ボックスは配達効率を高めるという意味でも期待されています。各家庭ではこれまでになかった宅配ボックスの普及が進み、オフィスにおいてもニーズが高まっています。再配達の手間の削減、社内の無人受け渡しの実現、入出庫記録の管理、セキュリティ対策という意味でも、宅配ボックスは活用できるでしょう。

新型コロナウイルスの感染拡大もあり、ますます非対面での荷物受け渡しの需要が高まっています。この機会に、オフィスでの宅配ボックスを検討されてみてはいかがでしょうか。