スマホの普及が著しく成長し、『IoT』と呼ばれるスマホなどのインターネットデバイスとつながった製品も多く利用されるようになりました。『スマートロック』もそのIoT製品の一つで、自宅の鍵に限らず、法人のオフィスへの利用も広がってきているようです。

法人のオフィスといえば、個人情報をたくさん管理していたり会社の機密情報を管理していたりしますので常にセキュリティは厳重でなければなりません。

そこで本記事では、法人のオフィスにスマートロックを導入するときのポイントについて解説していきます。

オフィスへのスマートロック導入で何が解決できるのか

そもそも、オフィスへのスマートロック導入は、経費を利用するわけですので導入するメリットや、何かの解決法とならなければ導入に至らないのは当然です。

まずは、オフィスへスマートロックを導入することで、オフィスの中のどのような問題が解決できるのかという点から見ていきましょう。

オフィスの利便性の向上

オフィスでは、様々な場面で時間的コスト、費用的コストが発生します。それは、鍵の管理において、従業員間の鍵の受け渡しの手間や、万が一鍵を紛失した際の修繕コストなどです。多くの授業院がいる企業や人の入れ替わりが発生する企業にとって、従業員一人にどの鍵を渡して、その鍵が今どこに存在しているのかなどを把握するには当然相当な人的コストが必要になってくるでしょう。
その点、法人のオフィスにもスマートロックを導入することでPCでそれらの管理を一元管理することができるようになり、更に人的なミスの発生も削減できるようになります。さらに、鍵を紛失してしまった場合、通常はシリンダーを取り替えるなどの修繕コストが発生しますが、スマートロックであればその鍵を無効にするだけで済みますので万が一のリスクも軽減することが可能です。

このように時間的、費用的コストの削減＝利便性の向上につながりますので、鍵の管理が煩雑化している現状を解決することができます。

セキュリティ体制の強化

冒頭でも申し上げましたが、法人のオフィスではお客や取引先の情報や従業員の個人情報など、外部に漏れてはならない多くの機密情報を保有しています。当然、鍵が何者かによって開けられ、それらの機密情報を盗まれては会社の存続にまで影響しかねません。

また、機密情報等に対してすべての従業員がアクセスできないよう、特定の従業員のみが鍵を利用できたり、入退出を紙で管理しているオフィスもあるのではないでしょうか。しかし、その鍵を紛失してしまうリスクや、紙で管理することに寄って漏れが発生するリスクも別に存在することとなります。

その点、スマートロックを導入することによって、特定のユーザーにのみ鍵の権限を付与することができるので、物理的な鍵の受け渡しをする必要がなく、万が一の際はスマートロックやICカードの紛失時はその鍵を無効にするだけで安全を確保することができます。さらに入退室を自動で記録することで記録も抜け漏れをなくすことができるでしょう。

オフィスへのスマートロック導入の際のポイント

オフィスへのスマートロック導入は、時間的、費用的コストの削減はもちろんのこと、セキュリティ面も強化できるので非常にメリットの高いものです。

では、オフィスのスマートロック導入の際はどのようなポイントはといいますと、主に下記の3点です。

・鍵の管理機能が充実しているか確認

・高いセキュリティ機能がついているか

・料金は見合っているか

鍵の管理機能が充実しているか確認

まずは、鍵の管理機能が充実しているかどうかを確認しなければなりません。というのも、先ほど申し上げたように、鍵の管理には意外と人的コストを要するものです。例えば会議室の貸し出しに別室の鍵を従業員に渡したものの、返却時間になっても帰ってこない、そして危機管理能力の甘い社員であれば、開けっ放しで休憩に出ているかもしれない、そんなこともあり得ます。

ですから、スマートロックでは様々なデバイスで施解錠ができるものでありながら親デバイスでしっかりと入室管理ができるものを選ぶようにしましょう。

高いセキュリティ機能がついているか

スマートロックはICカードやスマートフォンなど様々なデバイスで鍵の施解錠ができるため、便利であるものの、セキュリティ性がきちんと担保されたものでなければ意味がありません。

例えば、スマートロックの通信にはハッキングが困難な銀行が使用する暗号通信を行っており、そのセキュリティ体制を第３者機関が診断を行い、問題がないかをチェックできるようなものであったり、先ほどの入退出管理であったり、強固なセキュリティ機能が付いたものを選ぶに越したことはないでしょう。

料金は見合っているか

また、スマートロックに限らず新しいものを導入する際に一番気にする点は『料金』でしょう。料金が企業の経営状況に見合っていなければ当然導入は難しくなってしまいますし、だからといって安価なモノを選択してしまうと、中にはセキュリティ機能があまりよくなかったりするものも存在します。

求めている機能と、料金がしっかり見合っているかどうかを確認しなければなりません。

オフィスへのスマートロック導入の注意点

ただ、スマートロックはオフィスの個人情報をすべて担うようになるといっても過言ではありませんので、導入の際はどのようなデメリットがあるのか、注意点があるのかなどもしっかり確認しておくことが大切です。

ズバリ、オフィスへのスマートロック導入の注意点は

・電池切れになる可能性がある

・高齢の従業員が使い方がわからない可能性がある

などです。

当然電化製品ですので電池切れになってしまう可能性があります。電池が少ないにも関わらずまだいけるだろうとほおっておくと、結果的に電池が切れてしまいあかなくなってしまうこともあります。スマートロックを導入する際は電池残量もしっかりと確認しておくようにしましょう。

また、高齢の従業員がいた場合、使い方がわからず社内でクレームに発展してしまう可能性もあります。導入の前に従業員に周知をしたり、使い方の説明を行ったりするなどフォローが必要である場合はしっかりとフォローを行うようにしてください。

まとめ

本記事では、オフィスにスマートロックを導入する際のポイントや注意点などについて解説しました。法人のオフィスは顧客や取引先の個人情報を多く扱っている場所です。そのセキュリティ対策が紙での管理であったり、手渡しでの鍵の管理であったりすると、当然ヒューマンエラーを招いてしまう可能性は高くなってしまいます。

もし仮にこうしたヒューマンエラーで、多くの機密情報が漏洩してしまえば、大きな損害、損失なることは間違いありません。自社にあったスマートロックをみつけたら、じょじょにスマートロックの導入をしていくようにしましょう。