あなたの会社は安心できる?今、導入しておきたいスマートフォンで管理する「入退室管理システム」とは

個人情報漏えいのニュースが報道される昨今、オフィスにおけるセキュリティ対策の重要性は、日に日に高まってきています。企業の中には「自分のところは鍵をしっかりかけているから大丈夫」と思っている方も多いのではないでしょうか。大きな会社のようにセキュリティシステムを取りつける予算もないという中小規模の企業の方も多いでしょう。しかし機密情報に、会社の大きさは関係ありません。会社の重要な情報を守るため、部外者の侵入から従業員を守るためにも、オフィスのセキュリティレベルを高めてくれる入退室管理システムを知っておきたいところ。最近の入退室管理システムは、設置の簡単なものから、スマートフォンやICカードを使って入退室管理を行うことのできるものまで、色んな種類が登場しています。今回は中小規模の企業にピッタリな、入退室管理システムをご紹介します。

入退室管理システムとは?

「入退室管理」とは、その名の通り人の出入りを管理すること。これまでは管理職や事務員などが鍵を持って開け閉めしていたり、事務所の中のキーボックスで管理をしていたりと、紛失や盗難、侵入者などのリスクが高い状況で働いている中小企業が多かったかと思います。これでは年々高まるピッキングによる侵入や、鍵の複製を防ぐことが難しくなります。情報化社会の進む昨今、企業の扱う機密情報の漏えいに関するニュースが頻繁に報道されるようになりました。情報の漏えいは、部外者の侵入による外部犯罪と従業員による内部犯罪(故意・過失含む)が原因となっているのがほとんど。こうした犯罪を防ぐために、中小規模の企業でも入退室管理システムを導入するところが増えてきています。いつ、誰が、どこに出入りしたかを記録・管理し、部外者の侵入や不自然な退室などを見つけることができる入退室管理システムとは、一体どんな機能があるのでしょうか。

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入退室管理システムの主な機能

①入退室者の管理機能

従業員だけに入室権限を付与することで、その権限を持たない外部の人間が入室できないようにします。さらに社内秘や個人情報など、機密情報のある部屋への入室権限を制限することで、内部からの情報の持ち出しも防ぐことができます。物理的な鍵を渡すのではなく、WEB上で権限を管理することで、不正な合鍵作成のリスクも防ぐことができます。

②入退室履歴の管理機能

入退室管理システムを利用すれば、その部屋の入室・退室の履歴の確認や保管が可能です。日付や人などで検索することもできるので、誰がいつ出入りしたのかを調べることができます。入退室時の時間を保存することで、勤怠管理としても活用することもできます。

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様々な認証方法

入退室管理システムで使われる認証方法には複数あり、セキュリティレベルや用途に応じてさまざまです。

・交通系ICカード

入退室管理で一番多いものとして、ICカードをかざしての入退室があります。今や誰もが持っているSuicaやPASMOといった交通系のICカードを始め、既に持っているカードを利用できるため、新しくカードを準備する必要がありません。これにより、カード発行にかかる手間やコストも一気に削減できます。また企業の中には、社員証と兼用で利用する会社もあるようです。

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・スマートフォン

最近スマートロックを利用する企業が増えていることで、入退室管理システムでもスマートロックとの連携を可能にしたものも多数登場しました。スマートロックと連携することで、入退室時に使う鍵もそれぞれのスマートフォンで行えるようになりました。ICカード同様に、スマートフォンもほとんどの方が持っているため、カードの発行コストがかからずに利用することが出来ます。

・生体認証

生体認証は、ICカードやスマートフォンに比べ、高い精度とセキュリティ機能を持つ認証方式で、銀行口座などセキュリティレベルの高い場所で広く利用されています。その種類は多く、主に指紋や静脈認証を始め網膜や虹彩、顔認証に掌形認証などが利用されています。唯一無二のものである身体の一部を使って認証を行うので、別人が入ることはほぼ不可能となります。

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おすすめ入退室管理システム

大企業となると、SECOMやNECのセキュリティシステムと連動した、入退室管理システムを導入することに多いかと思います。その点、中小規模の企業の場合、そこまでの大きなコストはかけられないという会社もあるのではないでしょうか。今回は、中小企業にも優しい低コストで高機能な入退室管理システムをご紹介します。

Akerun Pro(アケルン プロ)

株式会社フォトシンスが提供するスマートロック「Akerun」の企業向けスマートロックが『Akerun Pro』です。高機能な電子錠に加えて、本格的な入退室管理が行えるということで、ヤフー株式会社や日本ユニシスなど多くの有名企業でも活用されています。既存のドアに貼りつけるだけで簡単に設置でき、スマートフォンやICカードを使って入退室を行う『Akerun Pro』は、初期費用は一切かからずに、本体・NFCリーダー・管理システム全てセットで、月額9,500円とコスト面においても助かる価格。急なトラブルで困った時も24時間のサポート体制も整っているため安心のシステムとなっています。

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カギカン

後付け型スマートロックのQrioと連携できる入退室管理システムが『カギカン』です。月額4,980円で、スマートロック「Qrio Smart Lock」や「Qrio HUB」とそれらの管理システムが利用でき、初期費用はもちろんかかりません。鍵の即時発行だけでなく、利用者や用途に合わせての権限付与、入退室履歴はWEB上ですぐに確認できるため、スモールオフィスなどにもぴったりのシステムです。

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まとめ

大がかりなセキュリティシステムを導入しなくても、スマートロックや入退室管理システムを利用することで、あなたの会社や従業員を守ることができます。料金や利用できる解錠方法など、メーカーによって様々な特徴があるので、お客様の予算や用途、環境に合わせて選んで頂ければと思います。

色々なものをネットワークで繋げられる時代、外出先では分からなかった会社やお店の様子も、入退室管理システムを使えば、誰が出入りしたかも確認することができます。新しいシステム導入は不安が大きいかと思いますが、色々なメーカーを比較することで、要望にあったシステムがきっと見つかるでしょう。

スマロッカーでは、今回ご紹介したものの他にも、入退室管理のできるスマートロックも沢山紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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